5 Dicas preciosas na organização de uma corrida!

Todos os organizadores desejam proporcionar a seus atletas um evento memorável e prazeroso. Por menor que seja o evento, os organizadores se deparam com diversas dúvidas que surgem antes e durante o evento, que muitas vezes podem comprometer o espetáculo ou fazer com que os participantes não indiquem ou não retornem nas próximas edições. Pensando em desvendar os mistérios da organização de eventos, o Corridão preparou este artigo, que servirá de consulta e estímulo para os diversos organizadores de eventos.

1- Planejamento

1.1 – Gastos

Planejar o preço estimado do seu evento é fundamental para você não ficar no prejuízo. Colete informações de todos os custos que você terá em sua corrida, gastos fixos e gastos variantes. Nos gastos fixos você deverá incluir todos gastos que independem do número de atletas como, alugueis de equipamentos, taxas, premiações, etc. Os gastos variáveis serão os gastos dependentes do público, como KITs, medalhas, etc. Some os gastos fixos aos variáveis para diferentes números de atletas, dessa maneira você terá os gasto estimado de seu evento e você conseguirá calcular quanto de patrocínio você precisará, ou no caso de conseguir lucrar com o evento, quanto lucro você terá e poderá investir mais ainda no evento!

1.2 – Tipo de Evento

Vamos focar no evento de corridas. O primeiro passo a definir é o tipo de corrida a ser organizada: Corrida de Pista, Corrida de Rua, Cross Country, Corrida de Montanha, Trail...

A Corrida de pista acontece em pistas de atletismo com diversas modalidades e distâncias, podendo ser com ou sem obstáculos. Já a corrida de rua é a mais popular nas cidades do nosso país e acontece em vias urbanas, com distâncias variadas a escolha do organizador: 5km, 10km, 21km (Meia Maratona) e 42km(Maratona). O Cross Country é praticado em terrenos de terra ou grama, e este tipo de corrida é indicado para fortalecimento devido à maior exigência física dos participantes. A corrida de Montanha, é caracterizada por subidas e descidas, que são calculadas as altimetrias acumuladas, devendo alcanças valores específicos de acordo com a distância do percurso. O Trail oferece um contato direto com a natureza através de trilhas e travessias de rios e lagoas, por exemplo.

É importante ter isso muito bem definido, pois o tipo de corrida definirá o seu público-alvo de atletas. Após a definição do tipo de corrida, passa-se para a definição do percurso, a quilometragem, local de largada e chegada, infraestrutura de banheiros, vestiários, área de estacionamento, apoio médico, ou seja, um local ideal que vá acomodar satisfatoriamente toda sua estrutura e atletas.

1.3 – Autorizações

Nesta etapa é importante que se tenha a preocupação de iniciar os pedidos de autorizações necessárias para a realização do evento, bem como solicitar os apoios necessários. Cada Estado e cidade procede de uma forma, mas no geral, é necessário solicitar, via ofício, o Alvará de Autorização da Prefeitura, Autorização da Autoridade de trânsito municipal, e também é interessante que seja solicitado apoio da Polícia Militar e Corpo de Bombeiros durante o percurso da prova com viatura e ambulância.

2 - Atrativos

A definição do kit pode ser o fator decisivo que poderá fazer a diferença no seu evento.Escolha bem os seus fornecedores pois o público atual de atletas busca sempre materiais de qualidade e atrativos, pois são eles que alegrarão o evento, e dessa maneira merecem toda qualidade no Kit da Corrida.

O Preço será um fator fundamental. Procure diferenciar o preço de kits básicos e completos, atingindo assim um maior número de atletas.

A venda de ingressos é o ponto chave para que o organizador comece a arrecadar dinheiro para cobrir seus gastos iniciais e posteriores. Hoje possuímos diversos sites que gerenciam todo o processo de inscrição de forma automatizada, facilitando a logística para o Organizador. Esses sites oferecem segurança e comodidade para os atletas, que garantem sua vaga sem sair de casa, e ainda contam com diversas formas de pagamento.

3 - Patrocinadores

A busca de parcerias para o evento é extremamente necessária, sem ela torna-se inviável a organização do evento, haja vista que o valor arrecadado com as inscrições é insuficiente para cobrir todos os gastos. Porém a busca de parcerias e patrocínios devem ser feitas de forma planejada, o parceiro deverá sentir-se interessado em participar do seu evento, você deve deixar claro o quão importante será investir em seu evento e qual será o retorno para seu patrocinador. Nunca se esqueça de dar o retorno a todos que o apoiaram, mostrando-os todos locais que você conseguiu levar a marca deles, fotos, mídias sociais, rádio, televisão, jornais, etc.

4 - Divulgação

A divulgação do seu evento deverá ser feita de forma maciça, fazendo com que as atletas conheçam o seu evento e tenham interesse em participar. Crie previamente todas as artes que você divulgará, outdoors, panfletos, banners, mídias sociais. Vá a outros eventos, academias, locais de prática de esportes e faça com que o seu público-alvo tenha conhecimento de seu evento.

5 - Dia do Evento

No dia do seu evento é importante que tudo saia como planejado. Sua equipe de staff deve ser composta por um número de pessoas suficiente para a realização de todo o trabalho. É importante que se tenha uma pessoa responsável por toda a organização, que conheça cada momento do evento e que saiba tomar decisões. Esta pessoa ficará responsável por todo o cerimonial e por corrigir possíveis atrasos e procedimentos que venham a ser executados de forma incorreta. Faça um cronograma com os horários e divulgue-o com antecedência.

Sua infraestrutura deverá estar montada de maneira que agilize os trabalhos. A entrega de kit deverá ser feita de forma precisa e ágil, atrasos poderão comprometer todo o evento. O percurso deve estar bem sinalizado com cones, cavaletes, setas indicativas, fitas zebradas e tudo que ajude o atleta a não se perder e lhe garanta a segurança. Cabe aqui ressaltar que investir em segurança no evento nunca é demais! Existem até seguradoras que estão disponibilizando seguro para eventos desse tipo que podem garantir ótimos benefícios para o organizador, vale a pena gastar um tempo maior pensando na segurança.

Deverá haver pontos de água suficientes para a hidratação dos atletas, o número de pontos de água será em função da quilometragem do seu evento. Recomenda-se um ponto a cada três ou quatro quilômetros, mas variará um pouco se o seu percurso é composto por muitos morros e se a temperatura está muito quente. Lembre-se que a água é um dos itens mais baratos do evento, portanto não economize! Outro ponto importante são os staffs que ficarão encarregados pela distribuição dos copos d'água. Deve ser um número de pessoas que vai variar conforme o número de atletas.

Inscrever, retirar kit, largar, correr, chegar, retirar medalha, aguardar a premiação! Este ritual os atletas já sabem de cor! Para que seu evento seja marcante, deve-se inovar.

Mãos à massa, e bora aplicar estas dicas em seu próximo evento!

Deixe Aqui o seu comentário do que não pode faltar para a corrida ser perfeita!